Kommunalbestyrelsens møder
§ 1. Møder i Kommunalbestyrelsen er offentlige. Kommunalbestyrelsen kan dog bestemme, at enkelte sager behandlesfor lukkede døre jf. inatsisartutlov nr. 29, af 17 november 2017 § 9 stk.
Stk. 2 Følgende sager skal, medmindre kommunalbestyrelsen i det enkelte tilfælde træffer anden bestemmelse, behandlesfor lukkede døre:
1. Sager, hvis afgørelseforudsætter en bedømmelse af personligeforhold
2. sager om køb og salg af faste ejendomme, og
3. overslag og tilbud vedrørende bygningsarbejder og leverancer.
Stk. 3. Spørgsmålet om, hvorvidt en sag giver grundlagfor dørlukning,forhandlesfor lukkede døre, hvis dette bestemmes af kommunalbestyrelsen eller borgmesteren, jf. styrelseslovens § 9
Stk. 4. Videregivelse af oplysninger om sager behandletfor lukkede døre og andre sager af fortrolig art er begrænset af lovgivningens regler om tavshedspligt. Tavshedspligten er gældende så længe de hensyn til kommunen eller andre, der bevirkede behandlingenfor lukkede døre, gør sig gældende.
Stk. 5. Kommunalbestyrelsen kan tillade at kommunens embedsmænd kan deltage i lukkede møder, samt tilkalde andre personer ved en sags behandlingfor lukkede døre, når det er ønskeligt af hensyn tit sagens oplysning.
Stk. 6. Sager, der behandlesfor lukkede døre, foretages så vidt muligt sidst.
Stk. 7. Enhver har adgang til at overvære Kommunalbestyrelsens offentlige møder under iagttagelse af god ro og orden. Hvis en tilhørerforstyrrerforhandlingerne, kan Borgmesteren udelukke den pågældende eller i nødvendigt fald samtlige tilhørere fra mødet. Borgmesteren kan reservere særlige pladserfor pressens repræsentanter.
Stk. 8. Kommunalbestyrelsen kan tillade at Kommunalbestyrelsens offentlige møder optages i TV eller radio.
Kommunalbestyrelsesmedlemmers forfald
§ 2. Er et medlem forhindret i at deltage i et kommunalbestyrelsesmøde, meddeler medlemmet borgmesteren dette på mailadressen qeqertalik@qeqertalik.gl, hvor sekretæren sættes på som CC i mailen. Afbud meddeles så vidt muligt senest fem dage før mødets afholdelse. I mødereferatet
anføres for hvert enkelt møde, hvilke medlemmer der har været fraværende, samt hvem har deltaget som suppleant.
Kommunalbestyrelsesmedlemmernes initiativret
§ 3. Ethvert medlem af kommunalbestyrelsen har ret til at indbringe enhver sag om kommunens anliggender for kommunalbestyrelsen, jf. styrelseslovens § 13.
Stk. 2. Spørgsmålet skal være affattet kort og bestemt og være ledsaget af en kort begrundelse.
Stk. 3 Ethvert medlem kan i henhold til stk. 2 kan stille spørgsmål vedrørende kommunale anliggender og sende dem til qeqertalik@qeqertalik.gl det gælder også for forslag jf. § 4. Modtagne spørgsmål videresendes straks til Borgmesteren og sekretariatet Inua. Her vurderes om spørgsmålet kan besvares administrativt. Hvis det vurderes at spørgsmålet kan besvares administrativt, skal så vidt muligt besvares skriftligt indenfor 14 dage, hvis spørgsmålet ikke kan besvares, meddeles til spørgeren hvornår man kan forvente at få et svar. Hvis spørgsmålet ikke kan besvares administrativt, overgives spørgsmålet til fagudvalget til besvarelse. Spørgsmål og svar offentliggøres på kommunens hjemmeside, hvis spørgsmål og svar indeholder ikke fortrolig karakter. Kopi af spørgsmålet samt besvarelsen sendes samtidig til samtlige medlemmer af kommunalbestyrelsen, også hvis spørgsmål og svar indeholder fortrolig karakter.
Stk. 4 Hvis en Kommunalbestyrelsesmedlem får en henvendelse fra en borger, skal vedkommende henvise til det relevante fagområde.
Stk. 5 Som valgt kommunalbestyrelsesmedlem skal al henvendelse ske kun til Borgmesteren og sekretariatet Inua.
Udsendelse af dagsorden og sagernes fremlæggelse
§ 4. Dersom et medlem senest 21 dage forud for et ordinært møde har indgivet skriftlig anmodning om behandling af en sag, sætter Borgmesteren denne sag på dagsordenen for førstkommende møde. Hvis Borgmesteren har vurderet at der er behov for længere sagsbehandlingstid af sagen, kan denne udsættes til senere tidspunkt, og udsættelsen skal orienteres under afholdelse af førstkommende møde. Borgmesterkontoret står for afsendelse af svar ved modtagelse af sagen, samt videreforsendelse til udvalgene.
Stk. 2. Borgmesteren foranledigerat der senest fem hverdage inden et ordinært mødes afholdelse tilsendes hvert af Kommunalbestyrelsesmedlemmer en dagsorden.
Stk. 3. Dagsorden og bilagsmateriale sendes til kommunalbestyrelsesmedlemmernes e-mailadresse.
Stk. 4. Når en sag er optaget på dagsordenen for et ordinært møde, skal det nødvendige materiale til sagens bedømmelse - medmindre det forinden er tilsendt medlemmerne - være tilgængeligt for borgerne i mindst 4 hverdage inden mødet. En fortegnelse over sagerne skal samtidig være fremlagt.
Stk. 5. Ved indkaldelse til ekstraordinært møde giver Borgmesteren i videst muligt omfang medlemmerne underretning om de sager, der skal behandles på mødet.
Beslutningsdygtighed, mødeledelse og sagernes fremlæggelse
§ 5. Kommunalbestyrelsen er beslutningsdygtig, når mindst halvdelen af medlemmerne er til stede, jf. styrelseslovens § 11, stk. 1.
Stk. 2. Borgmesteren og i dennes forfald første (anden) viceborgmester leder Kommunalbestyrelsesmøder. Borgmesteren træffer bestemmelse i alle spørgsmål vedrørende forhandlingernes ledelse og iagttagelse af god orden under mødet. Desuden formulerer Borgmesteren de punkter, om hvilke der skal stemmes.
Stk. 3. Enhver, der ønsker ordet, skal henvende sig til Borgmesteren, der giver ordet til medlemmerne i den orden, hvori de har begæret det. Hvis flere begærer ordet på en gang, bestemmer Borgmesteren den orden, hvori de får adgang til at tale. Talerne må ikke afbrydes af andre end Borgmesteren.
Stk. 4. Ethvert medlem skal efterkomme Borgmesterens afgørelse angående overholdelse af den nødvendige orden. Når et medlem i samme møde to gange er kaldt til orden, kan Kommunalbestyrelsen efter Borgmesterens forslag nægte ham ordet i dette møde.
Stk. 5. Borgmesteren kan lade spørgsmål, der henhører under sin afgørelse, afgøre af Kommunalbestyrelsen.
Mødeledelse
§ 6. Sagerne behandles i mødet i den rækkefølge, som Borgmesteren bestemmer, og denne kan herved fravige den i dagsordenen angivne rækkefølge.
Stk. 2. Ethvert medlem kan ved mødets begyndelse begære ordet til dagsordenen, herunder med henblik på spørgsmålet om rækkefølgen af sagers behandling og overflytning fra behandling for lukkede døre til behandling for åbne døre og omvendt.
Sagernes forelæggelse
§ 7. En sag undergives kun en behandling, medmindre andet er bestemt i lovgivningen, eller Kommunalbestyrelsen vedtager at undergive den to behandlinger. Den kommunale styrelsesvedtægt skal i henhold til styrelseslovens § 1, stk. 2 undergives to behandlinger, ligesom årsbudgettet skal undergives to behandlinger,jf. Inatsisartutlov nr. 26 af 28. november 2016 om kommunernes og Grønlands Selvstyres budgetter og regnskaber§ 21.
Stk. 2. Ved første behandling stemmes ikke om sagens realitet, men kun om dens overgang til anden behandling. Ethvert medlem har ret til at få ordet for at ytre sig over den foreliggende sag, forinden der af Kommunalbestyrelsen træffes beslutning om sagens overgang til anden behandling. Første og anden behandling må ikke ske samme dag. Mellem første og anden behandling af styrelsesvedtægten samt årsbudgettet skal der dog jf. styrelseslovens § 1, stk. 2 og 21 hengå mindst 14 dage.
Stk. 3. Når en sag undergives to behandlinger, skal dens dokumenter efter første behandling så vidt muligt fremlægges til eftersyn for medlemmerne eller cirkulere blandt disse.
Beslutningsgrundlag
§ 8. Kommunalbestyrelsen kan beslutte at henvise en sag, der ikke henhører under et bestemt udvalgs forretningsområde, til et at de stående udvalg.
Stk. 2. Dersom Kommunalbestyrelsen finder, at en sag undtagelsesvis bør overvejes i et særligt udvalg, forinden sagen afgøres i Kommunalbestyrelsen, nedsættes et sådant udvalg med et antal medlemmer, som Kommunalbestyrelsen fastsætter i det enkelte tilfælde.
Stk. 3.Det særlige udvalg, der selv vælger sin formand, skal afgive en skriftlig redegørelse, der tilstilles Borgmesteren, som omdeler den til medlemmerne af Kommunalbestyrelsen.
Medlemmers deltagelse i forhandlinger og afstemninger
§ 9. Kommunalbestyrelsen træffer beslutning om, hvorvidt et medlems interesse i en sag er af en sådan beskaffenhed, at denne er udelukket fra at deltage i Kommunalbestyrelses forelæggelse, forhandling og afstemning om sagen. I bekræftende fald skal den pågældende under sagens forelæggelse, forhandling og afstemning forlade lokalet.
Stk. 2. Et medlem skal underrette kommunalbestyrelsen, hvis der foreligger forhold, der kan give anledning til tvivl om medlemmets habilitet.
Medlemmernes deltagelse under behandling og afstemninger
§ 10. Medlemmerne kan kun deltage i Kommunalbestyrelses forhandlinger og afstemninger, når de deltager under disse.
Stk. 2. Kommunalbestyrelsen kan beslutte, om medlemmerne kan deltage under fysiske møder, telefoniske møder eller ved brug af andre udstyr, som f.eks. kan kommunalbestyrelsen beslutte at mødet skal være telefonisk møde eller afholdes ved brug af andre udstyr så som teams.
Stk. 3 Et kommunalbestyrelsesmedlem har ret til at deltage i kommunalbestyrelsens forhandlinger og afstemninger ved brug af telekommunikationsteknologier, jf. Styrelseslovens § 11, stk. 2
Afstemninger, ændrings- og underændringsforslag
§ 11. Afstemning sker ved fysiske møder eller generel registrering.
Stk. 2. Alle beslutninger tages ved stemmeflerhed, for så vidt andet ikke er foreskrevet i lovgivningen.
Stk. 3. Skønner Borgmesteren, at en sags udfald er så utvivlsom, at afstemning vil være overflødig, udtaler Borgmesteren dette med angivelse af den opfattelse, Borgmesteren har med hensyn til sagens afgørelse. Dersom intet medlem herefter forlanger afstemning, kan Borgmesteren erklære sagen for afgjort i overensstemmelse med den angivne opfattelse.
Stk. 4. Valg foregår ved skriftlig afstemning på stemmesedler, der tilvejebringes og udleveres af Borgmesteren, hvis et eller flere medlemmer forlanger dette.
Ændrings- og underændringsforslag
§ 12. Ændring- og underændringsforslag kan fremsættes, så længe afstemning ikke er påbegyndt, og behøver ikke at fremsættes eller forbeholdes under første behandling af en sag, der skal undergives to behandlinger, jf. 2.
Stk. 2. Kommunalbestyrelsen kan med hensyn til sager, som undergives to behandlinger, vedtage at foreskrive en frist for fremsættelse af ændringsforslag og efter omstændighederne også af underændringsforslag, og i så fald kan de ikke fremsættes efter fristens udløb.
Stk. 3. Hvis ændrings- og underændringsforslag ikke er bragt til medlemmernes kundskab førend anden behandling, giver Borgmesteren ved forhandlingernes begyndelse meddelelse om forslagene, for så vidt de da foreligger. Borgmesteren bestemmer, i hvilken orden der skal
stemmes over ændringsforslagene, men således, at afstemningen om disse altid sker før afstemningen om hovedforslaget.
Stk. 4. Forslag om nedsættelse af et udvalg, om en sags henvisning til et tidligere nedsat udvalg eller til fortsat behandling i et udvalg, kan fremsættes, så længe afstemning om sagen ikke er påbegyndt. Når sådant forslag fremsættes efter, at forhandlingerne om sagen er begyndt, standses disse, hvorefter Kommunalbestyrelsen afgør spørgsmålet om udvalgsbehandling.
Flertalsvalg
§ 13. Valg af borgmester og andre valg af enkelte personer, herunder ansættelse i kommunens tjeneste, foregår efter flertalsvalg.
Stk. 2. Ved flertalsvalg er den kandidat valgt, der opnår mere end halvdelen (absolut flertal) af de afgivne stemmer. Opnår en kandidat ikke mere end halvdelen af de afgivne stemmer, foretages bundet valg mellem de to kandidater, der har fået flest stemmer, så det ved stemmelighed afgøres ved lodtrækning, på hvilke to der ved det bundne valg skal stemmes. Står stemmerne herefter lige træffes afgørelsen ved lodtrækning.
Forholdstalsvalg
§ 14. Kommunalbestyrelsesvalg af to eller flere medlemmer til udvalg, kommissioner, bestyrelser og lignende foretages som forholdstalsvalg.
Stk. 2. Forholdstalsvalg foretages på grundlag af D'Hondts metode, efter følgende regler: Kommunalbestyrelsens medlemmer deles i de grupper, hvori medlemmerne overfor borgmesteren har meddelt at ville stemme ved det pågældende valg. Hver gruppes medlemstal deles med 1, 2, 3 osv. De herefter fremkomne kvotienter angiver den rækkefølge, i hvilken de enkelte grupper kan vælge deres repræsentanter. Er to eller flere kvotienter lige store, afgøres rækkefølgen ved lodtrækning. Når det antal repræsentanter, der tilkommer den enkelte gruppe er bestemt, skal grupperne straks meddele Borgmesteren, hvilke personer der er udpeget. En gruppe kan give afkald på sin ret til at få en eller flere repræsentanter. I givet fald fordeles de ledigblevne pladser mellem de andre grupper på den foran angivne måde.
Beslutningsreferat
§ 15. Kommunalbestyrelsens beslutninger indføres under møderne i et beslutningsreferat af Kommunalbestyrelsessekretæren. Borgmesteren tilkendegiver, hvad der skal indføres.
Stk. 2. Ethvert medlem kan forlange sin afvigende mening kort tilført beslutningsreferatet, jf. styrelseslovens § 16, stk.
Stk. 3. Beslutningsreferatet skal ved hvert mødes afslutning, efter at det tilførte er oplæst, underskrives af samtlige medlemmer, der personligt har deltaget i mødet. Medlemmerne kan ikke under henvisning til deres stemmeafgivning eller andre grunde værge sig ved at underskrive beslutningsreferatet.
Stk. 4. Senest en måned efter at referatet er underskrevet, tilsender Borgmesteren Naalakkersuisut og Tilsynsrådet en kopi af det underskrevne referat fra såvel sager behandlet for åbne som for lukkede døre.
Borgmesterens ledelsesret
§ 16. Ethvert medlem er forpligtet til foreløbig at rette sig efter Borgmesterens afgørelse med hensyn til forståelsen af forretningsordenens bestemmelser, men spørgsmålet kan indbringes for Kommunalbestyrelsen i dennes næste møde.
Ændringer i forretningsorden
§ 17. Denne forretningsorden træder i kraft den 2. maj 2025.
Således vedtaget af kommunalbestyrelsen den 2. maj 2025
Simigaq Heilmann
Borgmester